Как писать письма на английском?

Ни для кого не секрет, что успешные компании довольно быстро начинают работать с зарубежными партнерами. Это дает перспективы развития, помогает завоевать рынки других стран, улучшает репутацию компании.

В ходе сотрудничества с иностранцами необходима не только подготовка к переговорам, но и деловая переписка. И если в случае с переговорами вживую можно выкрутиться, пригласив переводчика, то для ведения переписки нужен человек, который будет заниматься этим на постоянной основе, ведь письма приходится отправлять гораздо чаще, чем проводить встречи.

Источник иллюстрации: pixabay.com

Наиболее правильный вариант - научиться писать деловые письма самостоятельно.

Переписку может вести глава компании или отдела, а также тим-лидер. Это позволит избавиться от лишних звеньев при передаче информации, которые способствуют возникновению недопонимания с деловыми партнерами. Ведь другой человек может изложить суть вашего послания не так, как вы планировали.

Еще один плюс для руководителя - всегда быть в курсе событий и возможных изменений. Они могут выпасть из зоны внимания, если переписку ведет кто-то другой.

Итак, с чего начать?

В первую очередь, изучить культурный аспект страны, в которой находятся ваши партнеры.

На первый взгляд, это второстепенный момент. Но на самом деле, знание традиций, привычек и нравов поможет быстрее найти общий язык.

Например, итальянцы легко могут перейти на неформальное общение в переписке и обсудить оперу, кино. А если вы упомянете, как были польщены гостеприимством жителей Италии и, конечно же, самих партнеров, это поможет вам завоевать их симпатии и благотворно скажется на деловых отношениях.

Следующим этапом станет освоение правил написания письма

Объем и язык письма

Чем короче письмо, тем выше вероятность, что его прочитают (это сэкономит время и вам, и партнерам).

Чем меньше тем затронуто в одном письме, тем лучше - опять же, для экономии времени Партнеру удобнее будет поискать нужное сообщение по темам в списке входящих, чем листать полотно на несколько листов.

Чем проще и доступней язык письма, тем лучше. Гораздо важнее, чтобы вас поняли, чем шикарные литературные обороты и лишнее время на их расшифровку.

Приложение к письму

Помните, что если вы просто отправляете какой-либо файл или отчет, всегда стоит написать краткое сопроводительное письмо, указав тему, чтобы потом его было легко найти.

Структура письма

Всегда придерживайтесь простой структуры письма:

• приветствие и вступление;
• главная часть;
• заключение

Источник иллюстрации: pixabay.com

Рассмотрим каждый раздел по порядку. Любое письмо начинается с greetings - приветствия, где мы можем написать Dear Sir or Madam - на случай, если впервые пишем абсолютно незнакомым людям и не знаем даже их пола, не говоря уже об имени и фамилии.

Такое приветствие можно считать наименее вежливым, ведь в эпоху социальных сетей легко найти информацию о нашем будущем адресате, что и рекомендуется сделать, прежде чем отправить письмо.

Наиболее правильным будет использовать Dear Mr. / Ms. / Mrs. и назвать фамилию (можно и имя) адресата. Обратите внимание на то, что dear здесь значит «уважаемый/уважаемая», а не «дорогой/дорогая».

Затем следует основная часть письма - main point, в которой излагается суть сообщения. Принято писать сразу по делу:

I would like / I am writing to thank - хотим поблагодарить

to confirm – подтвердить

to enquire about - узнать.

Например, I am writing to confirm our meeting tomorrow.

В случае с просьбой можно написать: I would appreciate if / would be grateful if (я был бы очень благодарен, если). Пример: I would appreciate if you send the user logs.

В случае, если письмо адресовано от имени всей компании, вместо I (I would appreciate) пишем we: We would appreciate if you send the user logs.

Та же ситуация и с предложением помощи: I или we would be happy / pleased  to (буду или будем рады). Пример: We would be pleased to see the beta-version tomorrow.

А если не можем помочь, то пригодятся: I regret that / Unfortunately / I am afraid (к сожалению). Например, I am afraid but we can’t restore your data.

В конце письма часто используют особую фразу, чтобы подчеркнуть свое расположение и вежливость:

Please, let me know if you need more information - пожалуйста, сообщите, если нужно больше информации.

Или о том, что мы с нетерпением ждем ответа - We look forward to hearing from you.

Завершать письмо принято так: знакомому - yours sincerely, а незнакомому - yours faithfully. Есть и универсальный вариант - best regards/wishes. Все эти фразы означают наше “с уважением”.

Источник иллюстрации: pixabay.com

Если переписка ведется через мессенджеры и Skype, а также, когда отношения с партнерами длятся уже продолжительное время, уровень формальности в сообщениях снижается. В таких случаях можно менее формально приветствовать друг друга и опустить dear, sincerely и подобные слова и конструкции, чтобы сэкономить всем время и общаться более тесно.

Но не забывайте, что юмор и излишняя фамильярность никогда не шли на пользу бизнесу, поэтому подходите к этому крайне избирательно.

Также полезно будет освоить список популярных сокращений, принятых в английском языке, ведь ваш партнер может написать вам что-то типа we will do it ASAP - сделаем это как можно скорее, а вам придется гуглить и разбираться, что он имел в виду.

Помните и о различного рода поздравлениях. Это касается не только всеобщих праздников, но внутренних для компании-партнера событий. Например, congratulations on your application going worldwide - поздравляем с выходом вашего приложения на мировую арену.

В большинстве ситуаций действуют этические нормы, применимые и у нас, поэтому постарайтесь их придерживаться и успешной переписки!

Автор: Максим Сундалов, руководитель EnglishDom.com