emails1

ПИШЕМ ПО-ДЕЛОВОМУ

Как писать письма на английском?

Ни для кого не секрет, что успешные компании довольно быстро начинают работать с зарубежными партнерами. Это дает перспективы развития, помогает завоевать рынки других стран, улучшает репутацию компании.

В ходе сотрудничества с иностранцами необходима не только подготовка к переговорам, но и деловая переписка. И если в случае с переговорами вживую можно выкрутиться, пригласив переводчика, то для ведения переписки нужен человек, который будет заниматься этим на постоянной основе, ведь письма приходится отправлять гораздо чаще, чем проводить встречи.

emails5

Источник иллюстрации: pixabay.com

Наиболее правильный вариант — научиться писать деловые письма самостоятельно.

Переписку может вести глава компании или отдела, а также тим-лидер. Это позволит избавиться от лишних звеньев при передаче информации, которые способствуют возникновению недопонимания с деловыми партнерами. Ведь другой человек может изложить суть вашего послания не так, как вы планировали.

Еще один плюс для руководителя — всегда быть в курсе событий и возможных изменений. Они могут выпасть из зоны внимания, если переписку ведет кто-то другой.

Итак, с чего начать?

В первую очередь, изучить культурный аспект страны, в которой находятся ваши партнеры.

На первый взгляд, это второстепенный момент. Но на самом деле, знание традиций, привычек и нравов поможет быстрее найти общий язык.

Например, итальянцы легко могут перейти на неформальное общение в переписке и обсудить оперу, кино. А если вы упомянете, как были польщены гостеприимством жителей Италии и, конечно же, самих партнеров, это поможет вам завоевать их симпатии и благотворно скажется на деловых отношениях.

Следующим этапом станет освоение правил написания письма

Объем и язык письма

Чем короче письмо, тем выше вероятность, что его прочитают (это сэкономит время и вам, и партнерам).

Чем меньше тем затронуто в одном письме, тем лучше — опять же, для экономии времени Партнеру удобнее будет поискать нужное сообщение по темам в списке входящих, чем листать полотно на несколько листов.

Чем проще и доступней язык письма, тем лучше. Гораздо важнее, чтобы вас поняли, чем шикарные литературные обороты и лишнее время на их расшифровку.

Приложение к письму

Помните, что если вы просто отправляете какой-либо файл или отчет, всегда стоит написать краткое сопроводительное письмо, указав тему, чтобы потом его было легко найти.

Структура письма

Всегда придерживайтесь простой структуры письма:

  • приветствие и вступление;
  • главная часть;
  • заключение

emails3

Источник иллюстрации: pixabay.com

Рассмотрим каждый раздел по порядку. Любое письмо начинается с greetings — приветствия, где мы можем написать Dear Sir or Madam — на случай, если впервые пишем абсолютно незнакомым людям и не знаем даже их пола, не говоря уже об имени и фамилии.

Такое приветствие можно считать наименее вежливым, ведь в эпоху социальных сетей легко найти информацию о нашем будущем адресате, что и рекомендуется сделать, прежде чем отправить письмо.

Наиболее правильным будет использовать Dear Mr. / Ms. / Mrs. и назвать фамилию (можно и имя) адресата. Обратите внимание на то, что dear здесь значит «уважаемый/уважаемая», а не «дорогой/дорогая».

Затем следует основная часть письма — main point, в которой излагается суть сообщения. Принято писать сразу по делу:

I would like / I am writing to thank — хотим поблагодарить

to confirm – подтвердить

to enquire about — узнать.

Например, I am writing to confirm our meeting tomorrow.

В случае с просьбой можно написать: I would appreciate if / would be grateful if (я был бы очень благодарен, если). Пример: I would appreciate if you send the user logs.

В случае, если письмо адресовано от имени всей компании, вместо I (I would appreciate) пишем we: We would appreciate if you send the user logs.

Та же ситуация и с предложением помощи: I или we would be happy / pleased  to (буду или будем рады). Пример: We would be pleased to see the beta-version tomorrow.

А если не можем помочь, то пригодятся: I regret that / Unfortunately / I am afraid (к сожалению). Например, I am afraid but we can’t restore your data.

В конце письма часто используют особую фразу, чтобы подчеркнуть свое расположение и вежливость:

Please, let me know if you need more information — пожалуйста, сообщите, если нужно больше информации.

Или о том, что мы с нетерпением ждем ответаWe look forward to hearing from you.

Завершать письмо принято так: знакомому — yours sincerely, а незнакомому — yours faithfully. Есть и универсальный вариант — best regards/wishes. Все эти фразы означают наше “с уважением”.

emails

Источник иллюстрации: pixabay.com

Если переписка ведется через мессенджеры и Skype, а также, когда отношения с партнерами длятся уже продолжительное время, уровень формальности в сообщениях снижается. В таких случаях можно менее формально приветствовать друг друга и опустить dear, sincerely и подобные слова и конструкции, чтобы сэкономить всем время и общаться более тесно.

Но не забывайте, что юмор и излишняя фамильярность никогда не шли на пользу бизнесу, поэтому подходите к этому крайне избирательно.

Также полезно будет освоить список популярных сокращений, принятых в английском языке, ведь ваш партнер может написать вам что-то типа we will do it ASAP — сделаем это как можно скорее, а вам придется гуглить и разбираться, что он имел в виду.

Помните и о различного рода поздравлениях. Это касается не только всеобщих праздников, но внутренних для компании-партнера событий. Например, congratulations on your application going worldwide — поздравляем с выходом вашего приложения на мировую арену.

В большинстве ситуаций действуют этические нормы, применимые и у нас, поэтому постарайтесь их придерживаться и успешной переписки!

Автор: Максим Сундалов, руководитель EnglishDom.com